Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói ngày càng được các công ty, doanh nghiệp ưa chuộng nhờ sự nhanh chóng, tiện lợi, giúp tiết kiệm công sức và thời gian khi chuyển văn phòng đến địa điểm mới. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng dịch vụ này hiệu quả, đem lại lợi ích tốt nhất cho mình vì mắc phải những lỗi sau.
1/ Không lưu tâm đến nhân viên khảo sát của bên chuyển văn phòng
Qua tác phong làm việc, thái độ của nhân viên đến khảo sát văn phòng trước khi tiến hành hợp đồng, bạn có thể phần nào đánh giá được sự chuyên nghiệp, uy tín của bên cung cấp dịch vụ. Thế nhưng nhiều khách hàng lại không mấy lưu tâm đến vấn đề này.
Một đơn vị chuyển văn phòng được xem là chuyên nghiệp khi nhân viên khảo sát phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh đủ thầm quyền đại diện cho đơn vị đó (chứng minh thư, giấy ủy quyền). Phải có đầy đủ hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ chuyển văn phòng. Đồng thời, cán bộ đó phải đề xuất phương án phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đưa ra giá cả cạnh tranh so với nhu cầu dịch vụ.
2/ Hợp đồng chuyển văn phòng giữa hai bên không chặt chẽ
Hợp đồng là căn cứ quan trọng nhất đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm của công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói và công ty bạn nên cần phải có những điều khoản chặt chẽ. Như vậy sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, tránh những mâu thuẫn, rắc rối sau khi kết thúc hợp đồng về những vấn đề như chi phí, mất mát tài sản.
Do đó, khi làm hợp đồng, hai bên phải lên điều khoản chặt chẽ từ thời gian thực hiện hợp đồng, chi phí cho đến việc bồi thường thiệt hại nếu xảy ra hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Công ty bạn cần thống nhất rõ ràng với đơn vị chuyển văn phòng về thời gian bắt đầu/kết thúc việc chuyển văn phòng; chi phí dịch vụ là trọn gói, không phát sinh thêm chi phí trong quá trình thực hiện (trường hợp phát sinh do yêu cầu vận chuyển của bên bạn thì đơn vị chuyển nhà cần thông báo trước), việc bồi thường cho đồ đạc mất mát, hỏng hóc để bảo vệ tối đa quyền lợi của công ty bạn.
3/ Giao phó tất cả cho đơn vị chuyển văn phòng
Nhiều doanh nghiệp có tư tưởng rằng họ bỏ tiền ra thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nên giao hết công việc cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Nhưng dù là dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, bạn cũng không thể phó mặc việc vận chuyển đồ đạc, tài sản của công ty cho họ. Đó là chưa kể đến việc bạn thuê phải đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng không uy tín, chất lượng.
Doanh nghiệp ít nhất phải có một người giám sát để kiểm soát được quy trình làm việc của nhân viên chuyển văn phòng, đồng thời hướng dẫn họ tháo lắp một số thiết bị chuyên dụng. Phải có người của công ty trực tiếp theo dõi khâu đóng gói cũng như đếm số lượng kiện hàng để đảm bảo an toàn cho tài sản. Bên cạnh đó, các món đồ của doanh nghiệp thường là những món đồ có giá trị nên phải cần người kiểm kê lại chúng để tránh trường hợp mất mát hay hư hại.
