Công ty bạn sắp chuyển văn phòng và bạn dự định huy động nhân viên toàn công ty cùng làm giúp việc vận chuyển đồ đạc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, bạn chưa biết phân công công việc cho nhân viên thế nào hiệu quả, đảm bảo việc chuyển đồ đạc đến văn phòng mới tiến hành nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và sức lực nhất?
Lên kế hoạch chuyển văn phòng, họp nội bộ công ty
Việc đầu tiên bạn cần làm là lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, thống kê cụ thể những công việc cần làm khi chuyển văn phòng: Chuẩn bị thùng carton, vật dụng đóng gói đồ đạc; tháo dỡ đồ đạc; đóng gói; vận chuyển, lắp đặt lại ở văn phòng mới. Lên danh sách những công việc cần làm giúp bạn tính toán, phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý. Tiếp đó, bạn thực hiện cuộc họp nội bộ với trưởng các phòng ban, bộ phận để bố trí nhân sự, giúp công việc trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Phân công công việc cho nhân viên
Nhân sự là bộ phận nắm rõ số lượng nhân viên trong công ty nhất nên bạn hãy giao việc lập danh sách số lượng nhân viên và phân công công việc cho từng người cho bộ phận này. Nhân viên nữ phân công làm những công việc nhẹ nhàng như phân loại, đóng gói tài liệu, vật dụng nhỏ. Nhân viên nam thực hiện những công việc nặng cần nhiều sức khỏe như di chuyển bàn ghế, máy tính, sofa…
Phân công việc chuẩn bị vật dụng đóng gói
Khi chuyển văn phòng, bạn cần chuẩn bị vật dụng đóng gói đồ đạc như thùng giấy, băng keo, túi nilon, màng bọc xốp nổ, bút dạ… Việc này bạn nên giao cho phòng hành chính nhân sự đảm nhận. Bộ phận này sẽ quản lý vật dụng đóng gói và chịu trách nhiệm phân phát cho từng nhân viên, từng phòng để đóng gói đồ dùng cá nhân hoặc đồ dùng của phòng. Để chuẩn bị vật dụng đóng gói đầy đủ, tránh sơ suất, bạn nên lập danh sách các đồ đạc cần đóng gói, vận chuyển đến văn phòng mới để mua đầy đủ các vật dụng đóng gói.
Hướng dẫn nhân viên tự đóng gói đồ đạc
Nhân viên của từng phòng ban tự đóng gói vật dụng cá nhân vào hộp riêng, rồi đánh số hoặc dán nhãn, ghi rõ tên của mỗi người bên ngoài để tránh nhầm lẫn, thất lạc đồ đạc. Những giấy tờ quan trọng như hóa đơn, sổ sách bạn có thể giao cho một hoặc một vài nhân viên chịu trách nhiệm đóng gói và bảo quản khi chuyển đến văn phòng mới để đảm bảo an toàn. Đồ dùng dễ vỡ như đồ sứ, thủy tinh cần được đóng gói cẩn thận để tránh va đập khi vận chuyển.
Phân công nhân viên giám sát quá trình chuyển văn phòng
Dù là tự chuyển văn phòng hay thuê dịch vụ chuyển văn phòng, cũng cần có người giám soát quá trình tháo lắp, đóng gói, di chuyển đồ đạc. Nếu là tự chuyển văn phòng, cần người có kinh nghiệm đóng gói đồ đạc, có tinh thần trách nhiệm cao giám sát, bao quát, hướng dẫn mọi người cách thực hiện để đem lại hiệu quả nhất. Nếu là thuê dịch vụ chuyển văn phòng, hãy cử nhân viên giám sát toàn bộ quá trình làm việc của đơn vị chuyển văn phòng, nhắc nhở nhân viên của dịch vụ làm việc cẩn thận, chăm chỉ để tránh những sự cố không đáng có.
Cử nhân viên dọn dẹp văn phòng cũ
Sau khi đóng gói, chuyển đồ đạc đến văn phòng mới, chắc chắn văn phòng cũ sẽ rất bừa bộn với nhiều rác, vật dụng đóng gói đồ đạc còn thừa. Lúc này, bạn cần cử một nhóm nhân viên ở lại để vệ sinh, dọn dẹp văn phòng cũ sao cho sạch sẽ để trả lại mặt bằng văn phòng sau khi chuyển đi.
Việc phân công công việc cụ thể, chi tiết cho từng phòng ban sẽ giúp công ty bạn chuyển văn phòng nhanh chóng hơn. Mỗi cá nhân được phân công công việc rõ ràng sẽ làm việc trách nhiệm hơn, phối hợp nhịp nhàng với nhau khi chuyển văn phòng, giúp chuyển văn phòng nhanh chóng, tiết kiệm công sức và thời gian nhất.
