Công ty bạn sắp chuyển đến địa điểm mới, mọi người thì hào hứng vì được làm việc ở văn phòng mới còn bạn thì đau đầu vì sếp giao cho phụ trách việc chuyển văn phòng. Phải tiến hành kế hoạch chuyển văn phòng sao đây khi bạn không có kinh nghiệm? Dưới đây là 5 nguyên tắc quan trọng cần nhớ khi chuyển văn phòng để công việc tiến hành thuận lợi, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc.
Chọn ngày giờ tốt để chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng là việc rất quan trọng với công ty, vì thế nên xem ngày cẩn thận. Theo quan niệm phong thủy thì khi chọn ngày đẹp chuyển văn phòng sẽ có tác dụng giúp tài lộc, may mắn kéo tới văn phòng từ đó giúp công ty làm ăn thuận lợi và phát đạt hơn. Có thể nhờ chuyên gia phong thủy chọn ngày giờ tốt cho việc chuyển văn phòng hoặc bạn có thể tự xem nếu có kiến thức về phong thủy.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Lập bản kế hoạch chi tiết khi chuyển văn phòng giúp bạn nắm được những đầu việc cần làm, tính toán thời gian, chi phí hợp lý và có phương án xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra. Khi lập kế hoạch, có những việc cần làm như: Thống kê số lượng đồ đạc, thiết bị cần vận chuyển; phân công công việc cho những ai; chi phí là bao nhiêu; thời gian bao lâu để có thể tiết kiệm nhất thời gian, tiền bạc và không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Phân loại, đóng gói đồ đạc khoa học
Với văn phòng thì thường có khá nhiều đồ đạc, nếu như bạn không cẩn thận có thể gây ra nhầm lẫn hoặc mất mát. Do đó, để tránh trường hợp này tốt nhất là phân loại những đồ đạc giống nhau, có cùng kích thước lại với nhau trước khi đóng gói. Đặc biệt, với những đồ đạc dễ vỡ hãy bọc lại bằng giấy, sau đó mới cho vào trong thùng giấy.
Giấy tờ hoặc hồ sơ quan trọng bạn cần phải để ra riêng, đánh dấu bằng giấy nhớ để tránh xảy ra hiện tượng thất lạc hay mất mát trong lúc vận chuyển. Những hồ sơ bình thường nên sắp xếp lại thật gọn gàng, sau đó cho vào trong thùng carton bọc lại. Những thiết bị văn phòng có kích thước lớn như máy in, máy tính, điều hòa… cần đóng gói lại theo bộ rồi chèn thêm vải mỏng hoặc xốp để đảm bảo đồ đạc được an toàn khi tới địa điểm mới.
Phải đánh dấu, ghi chú đồ đạc
Nhiều người nghĩ rằng đây là việc không cần thiết vì khi lập danh sách đã biết công ty có những đồ đạc nào cần vận chuyển. Nhưng nếu không đánh dấu đồ đạc thì khi đến văn phòng mới sẽ tốn rất nhiều công sức, thời gian để tìm kiếm đồ đạc, dễ nhầm lần đồ đạc của các nhân viên, phòng ban lẫn nhau.
Khi đóng gói đồ đạc xong, bạn hãy bút dạ ghi chú ngoài thùng đồ: Đây là đồ đạc, thiết bị gì? Thuộc phòng ban, bộ phận nào? Đồ đạc của nhân viên nào? Đến văn phòng mới, chỉ cần bưng bê thùng đồ đó vào tận nơi và tháo dỡ ra, sắp xếp lại là xong, không mất thời gian tìm kiếm từng món đồ.
Thanh lý đồ cũ hỏng hóc, không dùng đến
Những món đồ đã hỏng hóc hay không sử dụng đến nên thanh lý để đỡ mất công sức, tốn chi phí vận chuyển. Văn phòng mới nhìn cũng gọn gàng, thoáng đãng hơn vì không có nhiều đồ cũ, hỏng hóc. Bàn ghế nhân viên đã cũ không phù hợp với nội thất văn phòng mới; máy tính hỏng; ghế sofa cũ; tài liệu không còn cần đến có thể đem bán để thu thêm một khoản tiền cho ngân sách công ty.
Những tư vấn trên sẽ giúp bạn có thể lập kế hoạch hoàn hảo khi chuyển văn phòng công ty. Nếu bạn muốn tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, hãy sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp, uy tín như chuyển văn phòng Phát Đạt. Chúng tôi sẽ đảm nhận mọi công việc từ A đến Z, chuyển văn phòng nhanh chóng, an toàn và nhân viên của công ty bạn mau chóng được làm việc ở văn phòng mới khang trang, rộng rãi.
