Công ty bạn sắp chuyển đến văn phòng mới, bạn lại được giao phụ trách việc chuyển văn phòng nhưng không có kinh nghiệm. Làm thế nào để việc chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, an toàn và công ty nhanh chóng hoạt động trở lại ở văn phòng mới?
Thứ nhất: Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Hãy lập kế hoạch chi tiết, khoa học khi chuyển văn phòng để có thể kiểm soát công việc tốt nhất. Lên danh sách những việc cần làm: Những đồ dùng thiết bị nào cần chuyển, phân công nhân viên người phụ trách từng phần công việc, xem ngày giờ đẹp chuyển văn phòng, thuê xe tải, thuê thợ đến tháo dỡ đồ gỗ, thiết bị điện lạnh. Nhờ đó, bạn sẽ không bỏ sót những công việc quan trọng, chủ động và tính toán được thời gian cũng như bao quát tốt nhất việc chuyển văn phòng và xử lý linh hoạt mọi tình huống xảy ra, đảm bảo chuyển văn phòng nhanh gọn, chu đáo.
Thứ hai: Chuẩn bị dụng cụ đóng gói
Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì không thể không làm bước này. Bạn cần chuẩn bị thùng carton để đựng đồ, dựa theo số lượng và khối lượng đồ đạc mà bạn lựa chọn số thùng, kích cỡ thùng phù hợp. Ngoài ra, băng dính, giấy bọc, tấm lót, giấy báo, ghim, giấy note… là những thứ bắt buộc phải có khi đóng gói đồ đạc để bảo đảm đồ đạc được vận chuyển an toàn nhất. Bên cạnh đó, bạn nên tận dụng giấy, báo cũ để đóng gói những đồ đạc trong văn phòng để tiết kiệm chi phí.
Thứ ba: Đóng gói, ghi chú đồ đạc
Những đồ dùng, thiết bị ít sử dụng nên đóng gói trước; thiết bị hay sử dụng nên để đến gần ngày chuyển văn phòng hãy đóng gói sẽ giúp công việc bớt chồng chất, dồn dập. Khi đóng gói, hãy để những đồ đạc đồng bộ trong cùng một thùng ví dụ như màn hình máy tính, case máy tính, chuột, bàn phím đi kèm với nhau; bàn ghế đi kèm với các ốc vít… Khi đến văn phòng mới bạn sẽ dễ tìm kiếm và tránh lắp đặt nhầm các thiết bị, đồ dùng.
Sau khi đóng gói xong, bạn nên ghi chú ngoài thùng để mọi người lưu ý khi vận chuyển. Ví dụ như ghi bên trong có những loại đồ đạc gì, của phòng ban hay cá nhân nào, khi chuyển đến địa điểm mới thì thùng sẽ được đặt ở đâu, tầng mấy, phòng nào. Đặc biệt, với những đồ đạc dễ vỡ thì việc ghi bên ngoài là rất cần thiết để vận chuyển nhẹ tay, tránh đổ vỡ, hỏng hóc.
Thứ tư: Thanh lý bớt đồ dùng
Trong văn phòng có những đồ dùng không dùng đến, hỏng hóc hãy đem thanh lý hoặc cho nhân viên đem về sử dụng như bàn ghế, máy tính, tủ tài liệu… Nhờ đó sẽ giúp công ty tăng thêm một khoản tiền nhỏ và không tốn công vận chuyển đến văn phòng mới. Đừng tham lam vận chuyển tất cả thiết bị ở văn phòng cũ đến văn phòng mới vì có nhiều đồ dùng thiết bị sẽ không phù hợp, không sử dụng đến làm chật chội không gian văn phòng mới.
Thứ năm: Dọn dẹp lại văn phòng cũ
Sau khi đóng gói xong xuôi, bạn cùng các nhân viên trong công ty nên dọn dẹp lại văn phòng cũ. Một số lưu ý nhỏ khi dọn dẹp văn phòng:
– Cử đủ số lượng nhân viên để dọn phòng, phân công phòng ban, nhân viên làm việc cụ thể.
– Tiến hành làm vệ sin dọn dẹp phòng, hành lang, ban công.
– Yêu cầu các nhân viên lau chùi, sắp xếp mọi thứ gọn gàng và sạch sẽ.
– Gom rác lại và vứt rác đúng nơi quy định.
Thứ sáu: Cẩn thận với đồ đạc, giấy tờ có giá trị
Với những giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty, bạn cần cho vào thùng riêng, đảm bảo an toàn và chuyển đến văn phòng mới. Những giấy tờ này liên quan đến công việc của công ty nên hãy giao cho người đáng tin cậy nhất.
Với các vật dụng, trang thiết bị hay máy móc quan trọng, yêu cầu kỹ năng tháo lắp thì nên nhờ đến những người có chuyên môn và kinh nghiệm. Nếu nhân viên công ty bạn không tự làm được, hãy thuê thợ mộc, thợ điện lạnh, viễn thông đảm nhận những công việc này để đảm bảo an toàn và đúng kỹ thuật.
