Doanh nghiệp nào cũng cần lưu trữ một khối lượng lớn hồ sơ, giấy tờ quan trọng liên quan đến công việc, chuyện làm ăn. Và khi chuyển văn phòng, việc đóng gói hồ sơ tài liệu của công ty cũng là một vấn đề khá đau đầu vì nếu đóng gói không đúng cách sẽ làm nhầm lẫn hay mất mát, ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Công ty bạn sắp chuyển văn phòng nhưng bạn đã biết cách đóng gói hồ sơ thế nào cho khoa học, an toàn chưa?
Bước 1: Phân loại hồ sơ
Công ty bạn lưu trữ rất nhiều hồ sơ giấy tờ liên quan đến công việc, việc làm ăn như hồ sơ nhân viên, các bản hợp đồng quan trọng, tài liệu, chứng từ, thông tin khách hàng, đối tác… Hãy phân loại chúng theo tính chất quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ. Không nên dồn hết tất cả tài liệu, hồ sơ vào nhau, sẽ làm bạn khó khăn khi tìm kiếm, sắp xếp lại ở văn phòng mới.
Những hồ sơ lưu trữ lâu năm và ít quan trọng, ít khi dùng nên sắp xếp riêng. Những hồ sơ quan trọng, cần dùng nhiều và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty nên xếp chúng riêng một bên và ghi chú cẩn thận. Tài liệu chung của công ty, tài liệu quan trọng liên quan đến khách hàng, đối tác, các hợp đồng phải phân loại riêng và note lại. Nhờ đó, bạn sẽ kiểm soát được hồ sơ của công ty trong quá trình vận chuyển và kiểm kê, tránh mất mát hay bỏ sót hồ sơ ở lại.
Bước 2: Đóng gói hồ sơ
Sau khi hồ sơ, tài liệu, giấy tờ đã được phân loại rõ ràng, bắt đầu tiến hành đóng gói hồ sơ thật cẩn thận. Vì hồ sơ mang tính chất quan trọng bạn nên dùng túi nilon bao bọc bên ngoài để tránh bị thấm nước. Sau đó chọn thùng carton phù hợp với kích thước của hồ sơ, tài liệu rồi cho vào thùng dùng băng keo dán kín thùng lại.
Không nên chọn thùng carton quá nhỏ để đóng gói vì có thể làm giấy tờ, tài liệu bị nhàu nát sau khi chuyển đến văn phòng mới. Cũng đừng chọn thùng carton cỡ to rồi nhồi nhét tất cả vào để tiết kiệm công đóng gói sẽ khiến hồ sơ bị lộn xộn, không đảm bảo an toàn và ảnh hưởng rất lớn đến lợi ích của công ty.
Bước 3: Đánh dấu thùng hồ sơ
Việc đánh dấu các thùng đựng hồ sơ khá quan trọng để tránh nhầm lẫn để sắp xếp cũng như tiết kiệm thời gian sắp xếp tại văn phòng mới. Sau khi đóng gói xong, bạn nên chuẩn bị sẵn bút dạ, băng dính, giấy trắng để đánh dấu từng thùng đựng hồ sơ và dán vào mặt ngoài của thùng. Nên ghi chú cần thận tên, loại hồ sơ, hồ sơ nào cần thiết, hồ sơ nào không dùng đến, hồ sơ nào quan trọng. Việc ghi chú giúp bạn kiểm soát chính xác số lượng thùng hồ sơ chuyển đi, nắm được hồ sơ nào nằm ở vị trí nào. Khi chuyển đến văn phòng mới thì việc sắp xếp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian để làm công việc khác.
Bên cạnh đó, một lưu ý cho các công ty lần đầu chuyển văn phòng đó là: Hãy chú ý đến các hồ sơ quan trọng của công ty bạn. Những hồ sơ, tài liệu, hợp đồng quan trọng liên quan đến việc làm ăn của công ty hãy tự sắp xếp vào thùng riêng và tự vận chuyển chúng mà không nhờ đến đơn vị chuyển văn phòng trọn gói. Như thế bạn có thể kiểm soát và hoàn toàn yên tâm không bị nhầm lẫn hay thất thoát giấy tờ quan trọng.
