Những công ty nhỏ không đủ chi phí để thuê dịch vụ vận chuyển thì bắt buộc nhân viên phải tự chuyển đồ đạc sang nơi làm việc mới. Hoặc cũng có những công ty nhỏ vì khối lượng đồ đạc không quá nhiều nên muốn tự chuyển để tiết kiệm chi phí. Và những hướng dẫn dưới đây sẽ rất hữu ích cho công ty nhỏ khi chuyển văn phòng.


Cần có người chỉ đạo công việc chuyển văn phòng


Đầu tiên, phải cử ra một người đứng lên chỉ đạo toàn bộ quá trình chuyển văn phòng. Người này sẽ làm nhiệm vụ chỉ đạo, quán xuyến, phân công công việc cho mọi người thực hiện. Sẽ có rất nhiều công việc phải lo lắng: Tính toán thời gian chuyển văn phòng để không ảnh hưởng đến việc kinh doanh; chi phí thực hiện; cách đóng gói, vận chuyển đồ đạc sao cho an toàn, nhanh chóng; thuê phương tiện chở đồ… Giám đốc không nên làm việc này mà nên giao cho các trưởng bộ phận trong công ty đảm nhận.


Kiểm kê, kê khai tài sản của công ty


Công việc này nên tiến hành trước khi chuyển đồ khoảng 1 – 2 ngày để có thể lên phương án đóng gói, vận chuyển phù hợp. Xem có những đồ đạc nào đã cũ hỏng hay không cần dùng tới thì nên thanh lý để giảm tải công việc khi chuyển văn phòng và thêm một khoản thu cho công ty. Lúc này cũng nên phân loại đồ đạc, xem những đồ vật nào nhỏ gọn hay cồng kềnh, đồ vật nào có thể di chuyển nguyên chiếc, hay cần phải tháo dỡ từng bộ phận để di chuyển. Những máy móc trang thiết bị quan trọng cũng như đắt tiền gồm những loại nào số lượng bao nhiêu. 

Phân công công việc cho từng nhân viên


Lúc này, người chỉ đạo công việc chuyển văn phòng sẽ phân công công việc sao cho đúng người, đúng việc để đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất. Những nhân viên nữ có thể đảm nhận công việc đóng gói, khiêng vác những đồ đạc nhỏ, nhẹ nhàng như bảo quản hồ sơ, tài liệu, vật dụng cá nhân, tranh ảnh, quạt… Còn đối với nhân viên nam khỏe mạnh thì thực hiện công việc tháo dỡ những đồ đạc có thể tháo từng bộ phận được.  Đối với những máy móc thiết bị cồng kềnh, nặng hay kích thước lớn thì cần lựa chọn những người thật khỏe để di chuyển an toàn và đảm bảo nhất.


Tiến hành đóng gói đồ đạc


Chuẩn bị đầy đủ, sẵn sàng thùng carton, thùng xốp, túi nilon, màng bọc xốp nổ, băng keo, bút dạ cho việc đóng gói, bọc lót đồ đạc và các dụng cụ tháo dỡ đồ đạc cồng kềnh như cờ lê, mỏ lết, tua vít. Bạn nên đóng gói những đồ đạc nhỏ trước, cho vào thùng và chuyển ra vị trí tập kết để đưa lên xe. Lưu ý mỗi thùng đồ sau khi đóng gói xong nên ghi chú bên ngoài là đồ đạc gì, của phòng nào, nhân viên nào để dễ tìm kiếm sau khi đến văn phòng mới.
Sau khi đã chuyển bớt đồ đạc sẽ có không gian rộng rãi, thoải mái để tháo dỡ các đồ đạc lớn. Khi tháo dỡ, bạn cần phải đánh dấu những bộ phận tương ứng lại với nhau để khi lắp đặt lại sẽ không bị nhầm lần. Hãy để gọn đinh ốc và những phụ kiện kết nối đi kèm đồ đạc được tháo ra đó trong cùng một thùng, tránh làm mất sẽ gây khó khăn cho việc lắp đặt lại khi sang chỗ mới.

Chuyển đồ đạc lên xe, vận chuyển đến nơi mới


Nên chở đồ bằng xe tải để đảm bảo an toàn cho đồ đạc, tránh mưa nắng và nên thuê xe tải có kích cỡ phù hợp với số lượng đồ đạc cần vận chuyển để tiết kiệm chi phí. Nếu bạn không thể ước lượng được nên thuê xe tải kích cỡ nào thì có thể nhờ đơn vị cho thuê xe tải tư vấn giúp. 


Khi xếp đồ đạc lên xe, nên xếp các đồ đạc to nặng trước, sau đó là những đồ đạc dễ bị xây xước, dễ hỏng và cuối cùng là những đồ dễ vỡ. Khi vận chuyển trên đường, cần nhắc nhở lái xe chọn đoạn đường dễ đi, tránh những đoạn đường quá xóc, tránh làm ảnh hưởng đến đồ đạc.