Làm thế nào để có thể kiểm soát được toàn bộ vật dụng, thiết bị văn phòng khi chuyển đến công ty mới, tránh thất lạc, bỏ sót hay nhầm lẫn? Đó là bạn hãy lưu ý đến việc đánh dấu các hộp giấy đựng đồ đạc, sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm và kiểm soát đồ đạc hiệu quả.
Đánh dấu trên hộp giấy dễ nhìn
Hãy viết chữ thật to, dùng nét chữ thẳng hoặc dán một cái nhãn lớn, to bản để ai cũng có thể nhìn thấy dễ dàng. Bạn nên đánh dấu trên nắp hộp và ít nhất một cạnh của hộp, sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết đó là hộp nào ngay cả khi các hộp xếp chồng lên nhau.
Bạn hãy ghi bên ngoài hộp giấy đó là hộp đựng đồ đạc gì, của phòng ban nào. Nếu công ty bạn có nhiều phòng ban chuyển cùng một lúc và có nhiều nhân viên, hãy nhớ ghi thêm tên, chức vụ, phòng ban của mình lên trên hộp. Như vậy sẽ không bị nhầm lẫn đồ đạc giữa nhân viên này với nhân viên khác, phòng này với phòng khác.
Sử dụng màu sắc
Khi lên kế hoạch chuyển văn phòng, hãy quy định màu sắc cho mỗi phòng ban và khi đóng gói đồ đạc, hãy dán nhãn màu sắc đó lên hộp giấy để phân biệt đồ đạc của từng phòng ban. Đặc biệt là nếu văn phòng mới của bạn có diện tích lớn, nhiều phòng ban, việc đơn giản hóa sẽ giúp nhân viên vận chuyển làm việc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc phân chia mỗi một màu sắc khác nhau cho mỗi phòng ban có thể trở nên phức tạp nếu như công ty bạn có quá nhiều phòng ban nhỏ. Hãy luôn nghĩ cách hạn chế nó, có thể bằng cách đặt mã màu cho từng tầng để giảm thiểu nhầm lẫn.
Ghi chú cho nhân viên chuyển đồ
Với đồ điện tử, điện lạnh cần cẩn thận khi khiêng vác, di chuyển, bạn cần ghi rõ bên ngoài thùng carton để nhân viên của dịch vụ chuyển văn phòng vận chuyển cẩn thận, đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty bạn. Những đồ dễ vỡ, cần nhẹ tay khi vận chuyển cũng nên ghi chú rõ để nhân viên chuyển đồ di chuyển nhẹ nhàng, tránh xảy ra sai sót, gây hỏng hóc, đổ vỡ.
Lời khuyên hữu ích nữa cho bạn đó là khi dán nhãn hộp giấy, ghi chú thông tin nơi bạn muốn sắp xếp thùng carton chứa đồ tại văn phòng mới. Như vậy, khi chuyển đồ từ xe tải xuống, nhân viên của dịch vụ chuyển văn phòng có thể chuyển ngay vào đúng vị trí rất nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm tối đa thời gian.
Lưu ý khác khi đánh dấu hộp giấy
Việc sắp xếp và đánh dấu phải tuân theo quy tắc sắp xếp thứ tựu từ tầng thấp đến tầng cao nhất, các thùng chứa của các phòng gần nhau thì sẽ để gần nhau tiện cho việc sắp xếp và vận chuyển. Ngoài ra cũng nên đánh số các thùng để hỗ trợ kiểm soát. Đánh số các thùng và lập danh sách cụ thể về số thùng, thùng nào ở tầng nào, số lượng đồ đạc. Chỉ thêm một chút thời gian ghi chép nhưng sẽ giảm được rất nhiều thời gian tìm kiếm.
Đây là những lời khuyên hữu ích về việc đánh dấu hộp giấy đựng đồ đạc, thiết bị khi chuyển văn phòng bạn không nên bỏ qua. Dù công việc này có thể mất thời gian nhưng đem lại cho bạn nhiều lợi ích. Đánh dấu đồ đạc cẩn thận giúp bạn dễ dàng kiểm soát đồ đạc, nhân viên dịch vụ chuyển văn phòng vận chuyển cẩn thận, nhẹ nhàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho công ty bạn.
