Chuyển văn phòng là một công việc vô cùng quan trọng, vì nó không chỉ ảnh hưởng tới một cá nhân mà còn là một tập thể, vì vậy bạn cần phải thận trọng từng bước một, tránh mọi sai sót có thể xảy ra. Khi các công ty, doanh nghiệp chuyển văn phòng sang địa điểm mới thì họ mong muốn một nơi có quy mô phù hợp hơn, môi trường hay thị trường thuận lợi và tiềm năng. Nhưng không phải ai cũng biết những bước cần phải thực hiện trong khi chuyển văn phòng.
1. Lên kế hoạch
Cũng như khi bạn bắt đầu một hợp đồng gì đó, bạn đều cần phải có một kế hoạch cụ thể, chi tiết và hoàn chỉnh.
• Tìm địa điểm mới và chọn thời gian phù hợp:
Địa điểm mới là nơi bạn muốn chuyển văn phòng mình tới. Đó nên là khu vực có giao thông thuận lợi, có đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc làm ăn của bạn một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn phải lên kế hoạch về thời gian. Bạn nên xem lịch để chọn ngày tốt, tránh ngày xấu. Theo quan niệm của người Việt Nam nếu chuyển đúng vào ngày giờ tốt, hợp phong thủy thì công việc sẽ trở nên thuận lơi, suôn sẻ hơn rất nhiều. “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành” đúng không ạ?
• Thông báo cho nhân viên trong văn phòng/công ty:
Việc này cũng vô cùng quan trọng đối với công việc chuyển văn phòng. Nhân viên cần biết địa điểm, thời gian để có thể sắp xếp lại tài liệu, gói ghém lại những đồ dùng văn phòng cần thiết. Và biết đâu, ngày chuyển văn phòng, trong lúc mọi việc đang bận rộn như vậy, nhân viên công ty có thể đến giúp đỡ cho bạn.
2. Lên danh sách
• Thống kê số lượng tài sản mình đang có:
Trước khi chuyển đồ bạn nên thống kê chi tiết những tài sản mình đang có để dễ dàng hơn trong quá trình chuẩn bị dụng cụ vận chuyển cũng như dò soát lại sau khi đã di dời xong. Hơn nữa, nó cũng giúp cách bài trí những tài sản đó cho hợp lý tại văn phòng bạn chuẩn bị chuyển đến một cách khoa học hơn.
• Thanh lý hoặc cho đi những tài sản, đồ vật đã quá cũ hoặc lâu ngày không dùng đến:
Nếu văn phòng mới có không gian không quá rộng rãi thì bạn nên tìm cách “tống khứ” những thứ đó ra khỏi văn phòng mình. Đừng tiếc vì nếu có phải “hi sinh” những thứ đó thì bạn đã có hẳn được một khoảng không rộng rãi và khoa học. Hơn nữa, có khi những thứ bạn để lại sẽ chẳng bao giờ được dùng đến. Điều này bạn nên cân nhắc cẩn thận
• Chuẩn bị những dụng cụ để đóng gói đồ đạc:
Bạn nên mua thùng cartong để đóng gói tài liệu và tài sản cá nhân, trên mỗi thùng có ghi nhãn đầy đủ tên nhân viên, phòng ban ngành nào để tránh việc nhầm lẫn cũng như thuận tiện trong quá trình sắp xếp. Những tài sản khác như máy tính, máy in, két sắt…phải tuyệt đối thận trọng vì dễ hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Bạn nên bọc xung quanh những trang thiết bị điện tử này lớp xốp, hay giấy vụn để bảo vệ khỏi những rủi ro.
3. Di chuyển sang văn phòng mới
Sau khi bạn và nhân viên đã chuẩn bị đầy đủ, sẵn sàng đồ dùng, trang thiết bị thì đã đến lúc vận chuyển mọi thứ sang không gian làm việc mới. Việc tháo dỡ, đóng gói cũng như di dời phải tuyệt đối thận trọng. Việc sửa chữa, hay mua sắm lại sau đó sẽ khiến bạn phải khá “đau đầu” đấy.
Và ngay khi chuyển sang văn phòng mới, bạn có thể sử dụng chính danh sách mình đã kê khai trước đó để kiểm kê lại những dụng cụ, trang thiết bị xem liệu có thiếu sót, hỏng hóc gì hay không. Sau đó bạn nên dọn dẹp, trang trí, sắp xếp đồ đạc gọn gàng và hợp lý, lựa chọn những vật phẩm trang trí tạo không gian làm việc chuyên nghiệp và kích thích tinh thần làm việc.
Gợi ý: Nếu bạn thấy việc tự chuyển văn phòng rắc rối, khó khăn và tốn thời gian, bạn có thể nhờ đến các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Họ sẽ giúp các bạn đóng gói, vận chuyển và sắp xếp với mức giá phù hợp. Bạn có thể tìm được đơn vị chuyên nghiệp, uy tín thông qua sự giới thiệu của người thân, hay bạn có thể tự tìm kiếm bằng các trang tìm kiếm trên Internet bằng các từ khóa “các dịch vụ chuyển văn phòng tốt” hay “ đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp”.
Chúc bạn thành công!
