Văn phòng theo nghĩa chúng ta nghĩ đơn giản đó là nơi làm việc còn hiểu theo nghĩa rộng hơn đó chính là bộ máy điều hành mọi hoạt động cũng như công việc của công ty. Vì một lý do nào đó mà văn phòng của bạn cần phải chuyển sang một địa điểm khác. Và bạn đang quan tâm về những sai lầm thường mắc khi chuyển văn phòng. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé.
Chuyển văn phòng chưa khi nào là một công việc đơn giản. Chỉ khâu chuyển tài liệu, máy móc, dụng cụ… từ văn phòng, công ty cũ sang địa điểm mới là đã mất nhiều thời gian, công sức. Chưa kể khâu vận chuyển, sắp xếp cũng như trang trí nơi làm việc mới. Mặc dù đã có sự tính toán kỹ lưỡng nhưng bạn không thể tránh khỏi những sai lầm khi chuyển văn phòng dưới đây:
Dự tính chi phí không chính xác.
Dự trù kinh phí là việc cần thiết mà bạn cần làm để được sự chấp thuận, phê duyệt của cấp trên trong công ty. Nhưng nếu ban đầu bạn tính toán ngân sách cho việc chuyển văn phòng không chính xác hoặc thiếu kinh nghiệm hoặc bạn chọn nhà cung cấp dịch vụ không chuyên nghiệp dẫn đến phát sinh chi phí thì bạn sẽ gặp rắc rối to. Sẽ vô cùng khó khăn khi lại yêu cầu sếp duyệt ngân sách lần nữa với mức chi phí cao hơn lần trước. Để tránh bị chặt chém, ép giá, gây bất lợi cho bản thân cũng như công ty của mình thì bạn nên tìm hiểu thật kỹ. Khảo sát cũng như xin báo giá của các công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo xin kinh phí của cấp trên chính xác, không phát sinh thêm bất kỳ khoản chi phí nào trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ.
Gặp khó khăn trong việc tính toán thời gian chuyển văn phòng, công ty.
Việc xác định ngày giờ chuyển văn phòng cũng là điều hết sức cần thiết. Bởi nếu bạn chọn ngày giờ không hợp lý có thể công ty của bạn sẽ không gặp may mắn trong chuyện làm ăn, cũng như sẽ gặp một vài sự cố trong quá trình vận chuyển. Việc lựa chọn ngày chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau như xem ngày hợp với chủ công ty, ngày đó có ảnh hưởng đến công việc công ty hay không… Để chọn được một ngày thích hợp sẽ làm đau đầu người lãnh đạo.
Bởi vậy, giải pháp tốt nhất cho bạn là nên tìm một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để nhận được nhiều sự tư vấn, góp ý của đơn vị vận chuyển, nhằm tiết kiệm được chi phí cho công ty của bạn. Ngược lại, nếu bạn không cẩn trọng trong việc tìm đơn vị cung cấp dịch vụ thì chắc chắn việc chuyển văn phòng diễn ra không đúng kế hoạch vừa tốn thời gian lại tốn chi phí.
Kế hoạch chuyển văn phòng thiếu chuyên nghiệp.
Việc lên kế hoạch là công việc quan trọng nhất trong suốt quá trình chuyển văn phòng. Một kế hoạch chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm không chỉ thời gian mà còn tiền bạc. Có thể nói chỉ với 10 phút dành ra cho việc lập kế hoạch chuyển văn phòng thì sẽ giảm được 1 giờ đồng hồ cho việc chuyển văn phòng. Nếu bạn lên kế hoạch không khoa học, thiếu chuyên nghiệp thì rất dễ phát sinh chi phí, tốn kém thời gian, sức lực của mọi người và đặc biệt ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của công ty.
Do vậy, trước tiên bạn cần chắc rằng mình đã đưa ra yêu cầu một cách đầy đủ nhất có thể. Nếu bạn không biết làm thế nào thì có thể tham khảo vài nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn hoặc chuyển nhà trọn gói để họ đưa ra ý kiến giúp bạn.
Kiểm tra khối lượng đồ đạc cần chuyển chưa chính xác.
Có rất nhiều người lúng tùng và chưa có bản tính toán kỹ lưỡng trong việc kiểm tra khối lượng đồ đạc cần chuyển. Chính vì vậy mà sẽ có rất nhiều sự phát sinh về “tài chính” trong vận chuyển. Chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển ngoài dự tính này sẽ làm sai hoạch định về ngân sách ban đầu của bạn. Để giải quyết vấn đề này bạn có thể làm như sau:
Bạn cần phải mua sẵn một số thùng caton và đóng đồ đạc trước
Đồ đạc cần đóng theo từng thùng và có ghi đánh dấu như thế bạn sẽ dễ tính toán và tìm kiếm một cách khoa học
Sắp xếp các đồ đạc vào thùng xe tải
Không nhận thức được tầm quan trọng của nhà cung cấp dịch vụ.
Để tiết kiệm được chi phí không ít các công ty đã sử dụng chính nguồn lực nhân viên mình để vận chuyển đồ đạc đến một địa điểm mới, điều này có mặt lợi nhưng vô số điểm có hại. Bạn tiết kiệm được một khoản tiền nhưng lại mất nhiều thứ. Việc bạn tự chuyển văn phòng sẽ mất nhiều công sức, thời gian của nhân viên cũng như các khoản chi phí như đồ dùng đóng gói, vận chuyển… Ngoài ra, khi tự mình vận chuyển hoặc thuê xe ba gác vận chuyển sẽ không đảm bảo được an toàn cho đồ đạc của bạn, nhất là những đồ điện tử. Trong quá trình vận chuyển, dễ xảy ra tình trạng thất lạc cũng như hư hỏng đồ đạc khiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất. Do đó, khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ giúp quá trình vận chuyển đồ đạc, tài liệu của công ty diễn ra nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Quên thay đổi địa điểm văn phòng trên website.
Việc thông báo thay đổi địa điểm văn phòng trên website cũng như gửi email tới các khách hàng và nhà cung cấp là một trong những việc quan trọng mà khi chuyển văn phòng cần làm. Các công ty thường lên kế hoạch chuyển văn phòng sang địa điểm mới mà “quên” mất chi tiết này. Địa chỉ và thông tin liên hệ trên website là nơi mà khách hàng tìm đến với công ty bạn. Đặc biệt là những doanh nghiệp có danh sách các chi nhánh tại các quận huyện khác nhau. Khi khách hàng tìm kiếm online và liên lạc với công ty bạn bằng địa điểm sai lệch. Hoặc khi làm hóa đơn cho công ty bạn sai địa chỉ, …Vì thế, hãy lên kế hoạch thay đổi những thông tin này trước khi bạn chuyển văn phòng, để tránh đánh mất khách hàng một cách đáng tiếc.
Trên đây là những sai lầm khi chuyển văn phòng mà rất nhiều đơn vị doanh nghiệp thường mắc phải. Hy vọng với những chia sẻ trên quý khách sẽ tránh được những chi phí trong quá trình chuyển văn phòng cũng như tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.
