Dịch vụ chuyển văn phòng giúp công ty bạn chuyển văn phòng tiện lợi, nhanh gọn, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Để việc thuê dịch vụ chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, bạn nên thực hiện những việc dưới đây, đừng phó mặc tất cả mọi thứ cho phía dịch vụ.


1. Tìm hiểu kỹ về công ty chuyển văn phòng


Trước khi quyết định chọn công ty chuyển văn phòng, bạn nên tìm hiểu về hoạt động, kinh nghiệm của một vài công ty. Từ đó, bạn so sánh về chất lượng, giá cả và lựa chọn được dịch vụ chuyển văn phòng phù hợp với nhu cầu và tài chính của công ty mình. Nếu công ty chuyển văn phòng có nhiều chi nhánh, nên tìm kiếm chi nhánh gần nơi bạn nhất, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. 


2. Quy trình làm việc của dịch vụ chuyển văn phòng


Bạn nên hỏi rõ quy trình làm việc của công ty chuyển văn phòng bạn đã chọn, từ việc khảo sát đồ đạc cho đến khâu đóng gói, vận chuyển, lắp đặt lại đồ đạc, thiết bị tại văn phòng mới cho bạn. Cần hỏi phía dịch vụ xem thời gian chuyển văn phòng sẽ tiến hành trong bao lâu để có thể chủ động sắp xếp công việc của công ty bạn.


3. Quan tâm đến nhân lực, phương tiện vận chuyển


Bạn nên tham khảo ý kiến của khách hàng khác đánh giá về thái độ làm việc của nhân viên công ty chuyển văn phòng để có thể an tâm giao đồ đạc, tàn sản của công ty cho họ tháo lắp, đóng gói, vận chuyển. Bên cạnh đó, cũng cần quan tâm đến phương tiện vận chuyển của bên chuyển văn phòng: Phương tiện họ sẵn có hay phải đi thuê ngoài, chất lượng xe tải, xe tải có nhiều kích cỡ không để bạn lựa chọn phù hợp với khối lượng đồ đạc giúp tiết kiệm chi phí.

3. Quan tâm đến giá cả dịch vụ


Bạn nên tìm hiểu kỹ bảng giá cụ thể của nhiều công ty khác nhau để lựa chọn công ty nào có giá cả phù hợp với bạn. Bạn cũng nên hỏi kỹ để tránh bị chặt chém, mất tiền oan với những chi phí phát sinh thêm.


4. Dịch vụ chuyển văn phòng nhất định phải có hợp đồng


Hãy chọn công ty có hợp đồng với các điều khoản rõ ràng, ghi rõ trách nhiệm của bên chuyển văn phòng, quyền lợi dành cho khách hàng. Phải có chính sách bồi thường tài sản trong trường hợp dịch vụ chuyển văn phòng làm mất mát, hỏng hóc đồ đạc. Hợp đồng cũng là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp nếu có giữa công ty bạn với dịch vụ chuyển văn phòng, để đảm bảo quyền lợi cho công ty bạn.


5. Chuẩn bị kế hoạch chuyển văn phòng từ trước


Dù thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhưng bạn không nên quá phụ thuộc vào phía dịch vụ. Bạn cần lên kế hoạch chuyển văn phòng từ trước, phân công công việc cho từng bộ phận, lên danh sách đồ đạc, thiết bị văn phòng cần vận chuyển, giúp việc chuyển văn phòng nhanh chóng, bạn chủ động trong mọi tình huống và bao quát được việc chuyển văn phòng của công ty.


6. Thanh lý bớt đồ đạc


Công ty bạn nên thanh lý bớt những đồ đạc, thiết bị đã cũ, không dùng đến hoặc đã hỏng hóc như bàn ghế cũ, sofa cũ, máy tính hỏng… Điều này giúp công ty bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đóng gói, vận chuyển và văn phòng mới cũng rộng rãi, thoáng đãng hơn.


7. Tự đóng gói đồ đạc


Từng nhân viên nên tự đóng gói đồ đạc của mình, thay vì để công việc đó cho dịch vụ chuyển văn phòng. Mỗi nhân viên của từng bộ phận nên đóng gói đồ đạc của mình, sau đó ghi chú bên ngoài thùng carton là đồ của ai. Như vậy sẽ dễ tìm kiếm khi đến văn phòng mới, không nhầm lần đồ đạc của người này với người khác.


8. Tự bảo quản, vận chuyển các giấy tờ quan trọng


Với những hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, tài liệu quan trọng, công ty bạn nên tự đóng gói, bảo quản, vận chuyển đến văn phòng mới. Tránh để chung với các đồ đạc khác, rất dễ bị thất lạc, và khó tìm ra khi bạn cần. Tự bảo quản, vận chuyển cũng giúp bạn yên tâm hơn vì lúc nào cũng có thể giám sát tài liệu quan trọng của công ty.


Đây là một số kinh nghiệm, lời khuyên hữu ích cho bạn khi chuyển văn phòng. Chúc công ty bạn chuyển văn phòng nhanh chóng, thuận lợi và làm ăn phát đạt ở văn phòng mới!